Chapitre 33. Facturation électronique (e-invoice)
33.1. Introduction
Afin de pouvoir générer des factures électroniques (E-INVOICE), il est nécessaire d’adapter NOALYSS.
Certains paramètres doivent absolument être remplis dans les données de l’entreprise, voir aussi le menu COMPANY.
Après la mise à jour, NOALYSS va ajouter à vos clients assujettis belges un identifiant PEPPOL; il sera calculé depuis le numéro de TVA. Avant d’envoyer une facture, il faut vérifier qu’il est correct: dans PEPPOL, l’identifiant est soit calculé depuis le numéro de TVA (BE…) soit depuis le numéro d’entreprise. Il n’est pas possible de le deviner.
Dans la fiche, à côté de l’identifiant PEPPOL, vous pourrez vérifier qu’il peut recevoir des factures électroniques via PEPPOL.
33.2. Configuration société
Avant de pouvoir utiliser la facturation électronique vous devez configurer ces différents points
| Code | Description |
|---|---|
MY_COUNTRY_CODE |
code pays (code en 2 lettres BE, FR, …) |
INVOICE_EMAIL_COMPANY |
email du service facturation |
INVOICE_CONTACT_NAME |
nom de la personne ou du service pour la facturation |
COMPANY_LEGAL_REGISTRATION |
nom complet et légal de la société |
COMPANY_LEGAL_ENTITY |
forme de la société (SRL, ASBL, SA,…) |
COMPANY_BANK_IBAN |
Compte en banque pour la facturation (IBAN) |
COMPANY_BANK_BIC |
Compte en banque pour la facturation (BIC) |
COMPANY_PEPPOL_ID |
n° PEPPOL (uniquement Belgique) |
SIREN |
n° SIREN (uniquement France) |
SIRET |
n° SIRET (uniquement France) |
L’identifiant PEPPOL (COMPANY_PEPPOL_ID) est obligatoire, la forme pour la Belgique est soit 9995:BE0123456789 ou 0208:0123456789 avec 0123456789 le numéro de TVA de votre société.
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si vous ne configurez pas dans [COMPANY] Type de facture , les factures électroniques ne seront pas générées, mais les factures normales. |
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Si vous n’avez pas configuré l’exportation en PDF ou si vous n’utilisez pas de modèle , la facture sera une document standard en PDF. |
33.2.1. Configuration Fiches
Dans CCARD catégorie de fiches vous devez ajouter :
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pour les services et biens que vous vendez les attributs
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Type de quantité
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Client
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n° TVA
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n° SIREN Ou SIRET si vous êtes en la France
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n° PEPPOL si vous êtes en Belgique (normalement c’est le n° de TVA sans le BE)
-
33.3. Utilisation UBL21
Pour les factures électroniques UBL21 (en XML)
Les informations données à la dernière étape quand on demande une facture, la communication sera la communication bancaire et le bon de commande sera la référence client dans le fichier XML, il faut aussi configurer le compte en banque COMPANY_BANK_IBAN dans le menu COMPANY.
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En demandant la génération d’une facture électronique, une facture lisible sera automatiquement générée et ajoutée à l’opération. |
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si vous ne configurez pas dans [COMPANY] Type de facture , les factures électroniques aux normes UBL21 et FacturX ne seront pas générées. |
Si vous ne pouvez pas transformer ou générer vos factures sur base d’un modèle que vous avez donné, vous avez la possibilité de générer une facture standard minimum en PDF.
Dans le détail des opérations, pour les factures électronique en XML (UBL21), s’il contient un fichier alors celui-ci sera extrait et ajouté à l’opération, pour les factures électroniques d’autres pays, parfois sans document, un document simple reprenant les informations de la facture sera créé ajouté à l’opération.
NOALYSS récupére tous les documents dans la facture électronique et les montre dans les détails de l’opération.
Les utilisateurs doivent avoir un PEPPOL ID cette donnée peut être vérifiée directement en cliquant sur le bouton. Si ce PEPPOL ID n’est pas rempli, on ne pourra pas faire une facture électronique mais on aura une simple facture en PDF.
33.4. Différences par pays:
33.4.1. France
-
Le numéro SIREN ou SIRET doit être renseigné
-
Format FacturX : PDF avec un XML embarqué
33.4.2. Belgique
Format UBL2.1
Les factures électroniques sont obligatoires uniquement pour les assujettis belges, donc pour les clients sans numéro de TVA ou d’un autre pays, il n’y aura qu’une facture en PDF. Pour les assujettis étrangers, il faudra envoyer la facture lisible, c’est-à-dire celle en PDF, sauf s’ils sont enregistrés dans PEPPOL et ont un champs PEPPOL ID valide.
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PEPPOL vous permet d’envoyer votre facture à n’importe qui dans le monde qui serait inscrit sur PEPPOL. |
En Belgique, la facture doit avoir une date d’échéance, s’il n’y en a pas, alors la date d’échéance sera la date de la facture.
Par défaut, le compte en banque indiqué dans la configuration sera utilisé.
Les factures électroniques comprennent aussi une communication et un numéro de bon de commande, ces informations sont demandées à la confirmation d’une vente.
Normalement les clients ont un code pays BE.
33.5. Changement dans NOALYSS
33.5.1. a. Taux TVA
Les différentes codes TVA ajoutés doivent avoir un code spécial pour la facturation électronique.
voir Configuration TVA
33.5.2. b. Code pays
Toutes les fiches fournisseurs et clients doivent avoir un code PAYS , attribut qui existe et qui doit être ajouté à ces catégories de fiches.
33.5.3. c. Quantité
Pour les ventes, vous devez spécifier les types de quantité par fiches, pour l’e-invoice , ce sont des codes dont voici une liste non exhaustive.
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S’il n’y a pas d’unité de quantité, automatiquement, ce sera le code EA qui sera utilisé. |
| Code | Description |
|---|---|
EA |
Each — unité pièce |
C62 |
unité |
ANN |
Année |
MON |
Mois |
DAY |
Day — jour |
HUR |
Hour — heure |
MIN |
Minute — minute |
SEC |
Second — seconde |
KG |
Kilogram — kilogramme |
G |
Gram — gramme |
LB |
Pound (pound) — livre |
LTR |
Liter — litre |
MTR |
Meter — mètre |
CM |
Centimeter — centimètre |
MM |
Millimeter — millimètre |
PK |
Paket — paquet |
BX |
Box — boîte |
PR |
Pair — paire |
PC |
Piece (pièce) |
LOT |
Lot — lot |
SET |
Set — ensemble |
ROLL |
Roll — rouleau |
COLL |
Collection — collection |
Vous pouvez adapter la liste selon vos besoins mais respectez les codes données
33.5.4. d. Devise
Les codes ISO dans le menu [C0DEV] seront utilisés.
33.6. Peppol ID
Electronic Address Scheme (EAS)
Format scheme ID:numéro
Si le numéro de TVA commence par BE, le PEPPOL ID n’est pas nécessaire, il sera calculé automatiquement cependant s’il est renseigné, il sera utilisé pour identifier le client.
Si vous devez envoyer une facture PEPPOL à quelqu’un qui n’est pas en Belgique, cela est possible grâce au bouton recherche à côté de ce champs.
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Ce bouton permet aussi de vérifier que le client est enregistré sur PEPPOL, peut recevoir des factures. |
Le scheme ID est un code dont voici une partie de la liste
| 0002 | System Information et Repertoire des Entreprise et des Etablissements: SIREN |
|---|---|
0208 |
Numero d’entreprise / ondernemingsnummer / Unternehmensnummer ⇒ Belgique SANS BE |
9938 |
Luxemburg VAT number |
9939 |
Latvia VAT number |
9940 |
Monaco VAT number |
schema 0208 ou 9925 Belgique suivi du numéro de TVA sans le BE pour 0208 et avec BE pour 9925
33.7. Vente
Avant de sauver l’opération, vous avez la possibilité de générer le document, elle sera en format électronique si possible ; mais dans le cas où la génération de facture électronique n’est pas possible parce que le client n’est pas assujetti par exemple alors seule une facture en PDF sera générée et ajoutée à l’opération.
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Si vous avez ajouté des documents en PDF comme documents supplémentaires, ceux-ci seront ajoutés à la facture électronique UBL21 ainsi que la note. Les notes et documents supplémentaires ajoutés après génération seront à usage interne et ne seront pas dans la facture électronique. |
Le format de la facture sera celui qui a été paramétré dans les paramètres de la société
Dans NOALYSS, d’office une facture en PDF est générée et ajoutée au document électronique. Ce n’est pas une obligation. Si à la confirmation d’une vente, vous ajoutez un document, ce document sera la pièce et aucun document électronique ne sera généré. Ce document peut être un document UBL21 que vous auriez reçu.
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Si vous ne pouvez pas configurer la transformation en PDF, ou si vous n’avez aucun modèle de facture, il existe par défaut une facture standard. |
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Dans l’achat, on ne génére aucun document électronique, puisqu’il n’y aurait que des notes de frais. Les factures électroniques ne peuvent pas être générée depuis le suivi client. |
33.8. Importation UBL21
En important des factures électroniques, tous les documents qui sont contenus dans ce fichier seront visible dans le détail d’opération.
Vous pouvez soit l’importer dans une opération comme pièce, un PDF sera générée pour résumer le contenu du fichier XML. Les fichiers contenus dans le fichier XML sera sauvés dans "Documents supplémentaires".
Il est toujours possible de sauver le fichier XML d’origine.
